Proces rekrutacji do pracy w cywilnych strukturach NATO odbywa się na podstawie otwartego konkursu.

Każdy obywatel kraju członkowskiego Sojuszu, spełniający niżej wymienione kryteria wstępne, ma możliwość zgłoszenia swej kandydatury bezpośrednio do Biura Rekrutacji NATO.

Powszechnie przyjętą praktyką jest udzielanie kandydatom oficjalnego poparcia, co znacznie zwiększa możliwość zatrudnienia i traktowane jest jako oficjalne zgłoszenie kandydata przez dane państwo.

Ogłoszenia o stanowiskach, na które poszukiwani są pracownicy umieszczane są na ogólnodostępnej stronie internetowej NATO (www.nato.int, w dziale  Organization, Employment). W ogłoszeniach zawarte są m.in. informacje o:

1. kategorii stanowiska,

NATO wyróżnia pięć kategorii urzędników:

U - najwyżsi rangą: Sekretarz Generalny, zastępcy Sekretarza Generalnego i asystenci,
A - od dyrektora do młodszego asystenta,
B - wykwalifikowany personel techniczny i pomoc biurowa,
C - personel pomocniczy, fizyczny,
L - tłumacze.

2. miejscu wykonywania pracy (Bruksela lub inna lokalizacja),

3. rodzaju kwalifikacji i doświadczenia wymaganego od kandydatów,

4. obowiązkach przypisanych do stanowiska,

5. rodzaju kontraktu.

Główne zasady jakimi kieruje się Sojusz przy podejmowaniu decyzji o zatrudnieniu to:

• wartość merytoryczna kandydata,
• wiek od 21 do 60 lat,
• konieczność pochodzenia z kraju będącego członkiem NATO,
• otrzymanie odpowiedniego dopuszczenia do informacji niejawnych NATO,
• oraz tzw. „reguła sprawiedliwej reprezentacji geograficznej” gwarantująca wszystkim państwom członkowskim możliwość zatrudniania swych obywateli w strukturach Organizacji.

Spośród zgłoszonych kandydatów Biuro Rekrutacji NATO, analizując dokumenty/formularze zgłoszeniowe, wybiera kilka osób, które są zapraszane do Kwatery Głównej na egzamin pisemny oraz rozmowę kwalifikacyjną. Chodzi tu o sprawdzenie przygotowania zawodowego kandydata oraz znajomości języków obcych: angielskiego, francuskiego, ewentualnie dodatkowego języka, w zależności od wymogów i specyfiki stanowiska, na które kandydat złożył wniosek/aplikację.

Na podstawie tak złożonego egzaminu i rozmowy kwalifikacyjnej, Komisja Egzaminacyjna przekazuje rekomendacje nt. kandydatów Komitetowi ds. Zatrudnienia. Następnie Komitet ten przedstawia propozycje zatrudnienia konkretnych osób Sekretarzowi Generalnemu NATO, który podejmuje ostateczną decyzję w tej sprawie.

Warunki umowy określane są w każdym ogłoszeniu.

Należy podkreślić, że pracownicy zatrudnieni w strukturach NATO reprezentują interesy Organizacji a nie  kraju pochodzenia.

 Etapy postępowania konkursowego dla stanowisk A:

1. wstępna selekcja zgłoszeń na podstawie zgłoszeń nadesłanych przez kandydatów (w tym pod kątem formalnym);
   
2. przygotowanie listy kandydatów dopuszczonych do zasadniczej części konkursu (short list) – w ciągu 4 tyg. od daty zamknięcia zgłoszeń;
   
3. testy i spotkania z wybranymi kandydatami;
   
4. przekazanie raportu ze spotkań z kandydatami do Establishment Committee (EC);
   (W skład EC wchodzą wszyscy zastępcy Sekretarza Generalnego, zbiera się raz w miesiącu. Raport panelu zawiera wyniki postępowania kwalifikacyjnego oraz rekomendacje co do ew. zatrudnienia).
   
5. EC podejmuje decyzję w sprawie wyboru kandydatur i przekazuje rekomendację do Sekretarza Generalnego NATO (SG) - w wyjątkowych wypadkach EC przedstawia dwie kandydatury do wyboru przez SG.
   
6. SG podejmuje ostateczną decyzję w sprawie zatrudnienia wybranego kandydata. 
   

Testy:

1. test językowy: (dot. tylko stanowisk do poziomu A5 włącznie):

• test komputerowy sprawdzający zdolności rozumienia tekstu i wypowiadania się na piśmie;
• test dotyczy języka (francuski lub angielski) zadeklarowanego przez kandydata jako „słabszy”. 
  

2. test umiejętności (pisemny z wykorzystaniem komputera):

• test wymaganej wiedzy (zależnie od stanowiska);
• umiejętność sporządzania dokumentów i organizacji tekstu (drafting);
• umiejętność wypowiadania się na piśmie w języku obcym;
• umiejętność pisania sprawozdań i streszczeń;
• znajomość obsługi komputera;
• pytania sporządzone są w obu oficjalnych językach (w odpowiedzi należy użyć wskazanego);
• testy są anonimowe;
  

3. interview (1 godz.)

• pytania przygotowywane są wspólnie przez członków panelu egzaminacyjnego przed interview;
• każdy z członków panelu ma prawo zadawania dodatkowych pytań;
• pytania dotyczą poszukiwanego obszaru wiedzy eksperckiej oraz doświadczenia zawodowego kandydata; 
• kandydat ma możliwość krótkiego zaprezentowania swoich umiejętności i dotychczasowego przebiegu kariery;
• pytania są zadawane w dwóch oficjalnych językach Sojuszu (poziom znajomości drugiego języka ustalany jest przed interview, tj. od poziomu 1 - początkujący po 5 - pełną znajomość);
  

4. test umiejętności prowadzony przez instytucje zewnętrzne - Assessment Centers (dot. stanowisk od A5 wzwyż):

• testy służą badaniu cechy osobowość kandydata (nie są to testy sprawdzające wiedzę).

NATO Internship Programme

Do programu mogą być zakwalifikowani studenci powyżej 21 roku życia (ważne ze względów ubezpieczeniowych), którzy ukończyli drugi rok studiów oraz absolwenci uczelni, przed upływem jednego roku od daty uzyskania dyplomu. Wymagana jest  znajomość języka angielskiego (na poziomie proficiency) lub francuskiego.

Procedura naboru odbywa się raz w roku. Podania z załączonym CV oraz uzasadnieniem swojego zainteresowania programem (pismo do 500 słów), należy przesyłać wyłącznie drogą elektroniczną na adres: intern.applications@hq.nato.int, zgodnie z procedurami tam określonymi i ustalonym przez organizatorów terminie. Osoba zakwalifikowana do programu otrzyma stypendium w wysokości 800 EUR miesięcznie, jako rekompensatę kosztów utrzymania oraz zwrot kosztów podróży w wysokości nie większej niż 1200 EUR. Warunkiem niezbędnym uczestnictwa w programie jest posiadanie certyfikatu bezpieczeństwa NATO.